Een organisatie beschikt meestal over meer verzuimdata dan zij daadwerkelijk gebruikt. In rapportages krijgt vooral het totale verzuimpercentage aandacht. Dat cijfer is belangrijk, maar onvoldoende om te bepalen wat er in een afdeling speelt of welke maatregel passend is.
De Verzuim4-methode begint daarom met vier indicatoren per afdeling, team of andere relevante organisatorische eenheid. Hun waarde zit niet in een afzonderlijk getal, maar in het patroon dat zij samen vormen.
Voordat u vergelijkt, is één voorwaarde essentieel: gebruik voor alle onderdelen dezelfde definities, meetperiode en populatie. Anders lijkt een verschil inhoudelijk, terwijl het in werkelijkheid door de berekening ontstaat.
1. Verzuimpercentage
Wat is het?
Het verzuimpercentage drukt het aantal verzuimde dagen uit als aandeel van de beschikbare werkdagen in een bepaalde periode. Bij deeltijd en gedeeltelijk verzuim moeten teller en noemer daar correct voor worden aangepast.
Wat vertelt het?
Het geeft een beeld van de hoeveelheid arbeidstijd die door ziekteverzuim niet beschikbaar was. Daarmee is het relevant voor capaciteit, continuïteit en ontwikkeling door de tijd.
Wat vertelt het niet?
Het percentage laat niet zien:
- of het verlies ontstaat door veel korte of enkele lange gevallen;
- of het verzuim breed over medewerkers is verspreid;
- waarom medewerkers verzuimen;
- welk deel door de organisatie beïnvloedbaar is;
- welke maatregel passend is.
Een percentage kan bovendien veranderen doordat langdurig zieke medewerkers uit dienst gaan of doordat de samenstelling van een afdeling wijzigt. Een daling is daarom niet automatisch een verbetering van het werk.
2. Meldingsfrequentie
Wat is het?
Het CBS definieert de meldingsfrequentie als de verhouding tussen het aantal verzuimgevallen en het aantal personeelsleden, omgerekend naar jaarbasis. In de praktijk moet duidelijk zijn of een systeem met personen, fte of een gemiddelde bezetting rekent.
Wat vertelt het?
De indicator laat zien hoe vaak nieuwe verzuimgevallen ontstaan ten opzichte van de populatie. Een hoge frequentie kan operationeel belastend zijn, omdat leidinggevenden en teams vaker opnieuw op uitval moeten reageren.
Wat vertelt het niet?
De meldingsfrequentie verklaart niet waarom mensen zich ziek melden. Een hoge waarde kan aanleiding zijn om te kijken naar patronen in tijd of functie, roosters, herstelmogelijkheden, werkbelasting, regelruimte, leidinggeven, tijdelijke infecties en de registratiewijze.
De conclusie “de verzuimcultuur deugt niet” volgt niet uit dit cijfer.
3. Gemiddelde verzuimduur
Wat is het?
De duur van een verzuimgeval wordt doorgaans berekend vanaf de eerste tot en met de laatste verzuimdag. Voor een gemiddelde is van belang welke gevallen worden meegenomen: alleen afgesloten gevallen, ook lopende gevallen of een andere methodiek. Leg die keuze vast.
Wat vertelt het?
De indicator geeft informatie over de duur van verzuimgevallen en kan zichtbaar maken dat een afdeling relatief veel langdurige uitval kent.
Wat vertelt het niet?
Een gemiddelde laat de verdeling niet zien. Twee afdelingen kunnen dezelfde gemiddelde duur hebben terwijl de ene vooral middellange gevallen kent en de andere een combinatie van zeer korte en zeer lange gevallen.
Kijk daarom waar mogelijk ook naar de spreiding, duurklassen, lopende gevallen, uitschieters en ontwikkeling door de tijd. Een lange gemiddelde duur bewijst niet dat re-integratie tekortschiet. Dat is hooguit een onderzoeksvraag.
4. Percentage nulverzuim
Wat is het?
Het percentage nulverzuim is het aandeel medewerkers dat zich gedurende de gekozen meetperiode niet heeft ziek gemeld. De lengte van die periode is bepalend: nulverzuim over een kwartaal is niet vergelijkbaar met nulverzuim over een jaar.
Wat vertelt het?
Het helpt om te beoordelen hoe breed verzuim in een afdeling voorkomt. Een laag percentage betekent dat relatief veel medewerkers ten minste één verzuimgeval hadden. Een hoog percentage kan erop wijzen dat het totale verzuim bij een kleiner deel van de medewerkers is geconcentreerd.
Wat vertelt het niet?
Een hoog nulverzuim is niet vanzelfsprekend een teken van een gezonde afdeling. Mensen kunnen ook doorwerken terwijl herstel verstandiger zou zijn. Andersom betekent een laag nulverzuim niet dat er één gemeenschappelijke organisatieoorzaak bestaat.
De indicator zegt ook niets over de ernst of duur van de gevallen die wél voorkomen.
Het profiel bepaalt de vraag, niet het antwoord
Stel dat een afdeling een hoog verzuimpercentage, lage meldingsfrequentie, lange gemiddelde duur en hoog nulverzuim laat zien. Dan lijkt het verzuim geconcentreerd bij een beperkt aantal langdurige gevallen. Dat kan reden zijn om de voortgang van re-integratie en mogelijke gedeelde context te onderzoeken. Het profiel bewijst echter niet dat er alleen een casusvraagstuk is.
Een andere afdeling kan hetzelfde percentage hebben, maar een hoge frequentie, korte gemiddelde duur en laag nulverzuim. Daar liggen andere vragen voor de hand. Ook dan volgt nog geen automatische verklaring.
De methodische regel is:
Het indicatorprofiel bepaalt welke vragen worden onderzocht. Getoetste verklaringen bepalen welke interventie passend is.
Vier controles vóór u conclusies trekt
1. Is de data vergelijkbaar?
Controleer definities, periode, deeltijd, gedeeltelijk verzuim, in- en uitstroom en reorganisaties.
2. Is de groep groot genoeg?
In kleine teams kan één geval het hele profiel bepalen. Bovendien neemt het risico op herleidbaarheid toe. Combineer groepen of rapporteer minder gedetailleerd als dat nodig is.
3. Ziet u een patroon of een momentopname?
Vergelijk meerdere perioden en kijk naar gebeurtenissen die het beeld tijdelijk kunnen beïnvloeden.
4. Welke alternatieve verklaringen blijven mogelijk?
Noteer niet alleen de meest aannemelijke verklaring. Maak zichtbaar wat u nog niet weet en welke informatie nodig is om verder te komen.
Van cijfers naar professioneel oordeel
Verzuimdata kan prioriteiten zichtbaar maken, maar bevat geen compleet verhaal over het werk. Dat verhaal ontstaat pas door cijfers te verbinden met toegestane procesinformatie, gesprekken en context. Medische gegevens horen daarbij niet bij de werkgever of adviseur; alleen de bedrijfsarts of arbodienst mag die verwerken.
De kracht van de vier indicatoren is dus niet dat zij de oorzaak berekenen. Hun kracht is dat zij voorkomen dat iedere afdeling met hetzelfde standaardprogramma wordt benaderd.
Bronnen
- CBS – Ziekteverzuimpercentage
- CBS – Meldingsfrequentie ziekteverzuim
- CBS – Verzuimduur ziekteverzuim
- Autoriteit Persoonsgegevens – Registratie in een verzuimsysteem
Wilt u de vier indicatoren voor uw afdelingen niet alleen rapporteren, maar verantwoord leren duiden? De fase Grip krijgen verbindt het cijferprofiel met gerichte onderzoeksvragen en een onderbouwde vervolgkeuze.